Vil du være med å utvikle dokumentsenteret i Byarkivet?

Fast stilling som seksjonsleder Oslo kommune, Kulturetaten

Byarkivet er Oslo kommunes fagorgan for dokumentasjonsforvaltning og arkiv og har blant annet oppgaver i forvaltningen av kommunens sak-/arkivsystem og utvikling av dokumentasjonsforvaltning i kommunen. Vi er også «byens hukommelse» og har ansvar for at kommunalt arkivmateriale blir bevart og gjort tilgjengelig. 

Oslo kommune satser kraftig på digitale tjenester. Velfungerende arkivtjenester og elektroniske arkiver er en forutsetning for utviklingen. Som en del av satsningen utvider nå Byarkivet sin tjenesteportefølje ved å etablere felles dokumentsenter, integrert i dagens organisering i Byarkivet. Dette innebærer en spennende omstillingsprosess som sluttføres våren 2022. Ved avslutningen av omstillingsprosessen vil Byarkivet ha fire seksjoner; Seksjon for historisk arkiv, Seksjon for moderne arkiv, Dokumentsenteret og Tjenesteforvaltning. 

Som seksjonsleder for Dokumentsenter vil du få en sentral rolle med å etablere en ny seksjon med ansvar for en av Byarkivets kjerneoppgaver. Dokumentsenteret har det operative ansvaret for posthåndtering/skanning, journalføring, kvalitetssikring i system og brukerstøtte opp mot dokumentsenterets kunder. Det er et komplekst fellestjenestemiljø med høyt tempo. Som vår nye seksjonsleder or Dokumentsenteret vil du få det overordnede ansvaret for å etablere og operasjonalisere dette miljøet. Du vil få anledning til å etablere nye prosesser, arbeidsdeling og kvalitetskontroll.  Det er viktig at du som leder evner å sette retning, ser det store spennet i seksjonens ansvarsområde og gjør de riktige prioriteringene.

Arbeidsoppgaver:

• Overordnet ansvar for Dokumentsenterets tjenesteleveranser 
• Budsjett-, fag- og personalansvar for dokumentsenteret  
• Ansvarlig for å etablere og videreutvikle det Dokumentsenteret 
• Inngå i Byarkivets ledergruppe 
• Videreutvikle og effektivisere seksjonens prosesser
• Rapportering 

Kvalifikasjoner:

Du må ha:  

• mastergrad eller tilsvarende innen relevant fagområde. Relevant erfaring kan i sjeldne tilfeller kompensere for utdanningskravet
• erfaring som leder fra relevant virksomhet og på relevant nivå, inkludert budsjett- og personalansvar
• erfaring med drift av merkantile tjenester 

Det er ønskelig med:

• erfaring med endringsledelse
• erfaring med dokumentasjonsforvaltning og/eller ledelse av dokumentsenterfunksjoner
• erfaring med ledelse av komplekse fellestjenestemiljøer 

Personlige egenskaper:

• strukturert med høy leveransedyktighet, gjennomføringsevne og arbeidskapasitet
• løsningsorientert
• trygg i lederrollen
• beslutningsdyktig og med høy integritet
• gode kommunikasjons- og samarbeidsevner 

Vi tilbyr:

• Et godt arbeidsmiljø i en spennende etat
• Utviklingsmuligheter både personlig og faglig
• Oslo kommunes pensjons- og forsikringsordninger
• Fleksitidsordning
• Fine lokaler sentralt i Oslo
• Stillingen lønnes som seksjonssjef, lønnstrinn 50-65 som for tiden tilsvarer kr 685 800- 921 000

Arbeidsplassene i Oslo kommune skal preges av mangfold, og våre ansatte skal gjenspeile byens befolkning. Vi oppfordrer alle som er kvalifisert til å søke jobb hos oss uansett alder, funksjonsevne, kjønn, seksuell orientering, religion eller etnisk bakgrunn. Oslo kommune legger vekt på å tilrettelegge arbeidsforholdene dersom du har behov for det.

Vi gjør oppmerksom på at søkere kan føres opp på offentlig søkerliste selv om søkeren har bedt om anonymitet, men dette vil du i så tilfelle få varsel om.

Om arbeidsgiveren

Kulturetaten er Oslo kommunes fagetat for kunst og kultur. Etaten skal tilrettelegge for et bredt og mangfoldig kulturtilbud i Oslo.

Kulturetaten forvalter økonomitilskudd til kunst- og kulturtiltak, ferieleirer, frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner, frivillig musikkliv og gir mediestøtte.

Vi gir veiledning til arrangører i Oslo, følger opp frivillighetsfeltet og forvalter stipendordninger.

Vi administrerer utleie av atelierer og lokaler fra etatens eiendomsmasse, og tilrettelegger for kulturens arealbehov som del av byutviklingen.

Vi forvalter, formidler og administrerer Oslo kommunes kunstsamling og kunstordning.

Etaten omfatter også Oslo kulturskole, Oslo byarkivet, Oslo ladegård, Popsenteret, Øvingshotellet, Rommen Scene, Vigelandmuseet, kunsten i Vigelandsparken, Oslobiennalen og Oslo kulturnatt.