Front Office & Event Coordinator – sentral rolle i et ledende eiendomsmiljø

Vi søker en serviceorientert og strukturert Front Office & Event Coordinator. Stillingen vil være sentral i å styrke både kundeopplevelsen og interne driftsprosesser, og vil ha et særlig hovedansvar for planlegging og gjennomføring av eksterne kundearrangementer samt kommunikasjon og markedsføring.
 

Rollen passer særlig godt for deg som har erfaring fra meglerhus, hotell, event, konferanse eller serviceintensive miljøer, og som trives i et tempo hvor både profesjonalitet, detaljfokus og proaktivitet er viktig.

Hovedansvarsområder:

1. Event, kundearrangementer og markedsstøtte

• Helhetlig ansvar for planlegging, koordinering og gjennomføring av eksterne kundearrangementer - fra idé til og evaluering
• Operativ gjennomføring av eventer med fokus på kvalitet, profesjonalitet og kundeopplevelse
• Dialog og samarbeid med eksterne eventbyråer og andre leverandører
• Produksjon og koordinering av invitasjoner, materiell og kommunikasjon knyttet til arrangementer
• Bidra i markedsaktiviteter, kundekommunikasjon samt oppdatering av web og intranett

2. Front Office og kontordrift

• Profesjonell kundemottakelse og drift av møteromsfasiliteter
• Servering til møterom og tilrettelegging for kundebesøk
• Innkjøp og koordinering av kontorutstyr, rekvisita, mat og drikke
• Bidra til den beste kundeopplevelsen i møte med Akershus eiendom

3. Administrative oppgaver

• Kvalitetssikring og vedlikehold av kundedata i CRM-system (SuperOffice)
• Bidra til god struktur, datakvalitet og effektive administrative prosesser

Kvalifikasjoner:

• Erfaring fra meglerhus, hotell-, event- eller konferansebransjen er sterkt ønsket
• Erfaring med planlegging og operativ gjennomføring av kundearrangementer og eventer
• Gjerne erfaring med økonomioppgaver, fakturabehandling eller administrative systemer
• God systemforståelse; kjennskap til Xledger og SuperOffice er en fordel
• Erfaring med e-markedsføringsplattformer, invitasjonsverktøy og arrangementsplanleggingsverktøy er ønskelig
• Etablerte nettverk innen event-bransjen, hotell og restaurant, samt samarbeidspartnere som underholdningsagenter og kommunikasjonsbyråer, er en fordel
• Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
• Profesjonell og meget representativ fremferd

Personlige egenskaper:

• Serviceorientert, initiativrik og proaktiv
• Strukturert med høy grad av nøyaktighet
• Trives med varierte arbeidsoppgaver og høyt tempo
• Evne til å representere virksomheten på en profesjonell måte overfor kunder
• Fleksibel og løsningsorientert - liker å «få ting til å skje»

Arbeidssted: Oslo
Søknadsfrist: Snarest

For å komme i betraktning til stillingen må du søke via linken "Søk her". Du må da fylle ut et kort skjema med personalia, samt laste opp CV og søknad.  

For ytterligere informasjon er du velkommen til en fortrolig samtale med Partner Nathalie Backer Smulders (+47 47 08 38 41 / nathalie.smulders@capus.no) eller Rådgiver Research og Analyse Agnes Fyrand-Bakke (+47 48 12 18 05 / agnes.bakke@capus.no).